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湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法
【信息时间:2017-05-12 阅读次数: 【我要打印】【关闭】

第一章  总  则

 

第一条 为了加强进场招标投标项目档案(以下简称“招投标档案”)管理,进一步规范进场交易行为,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》,以及《湖北省招标投标管理办法》等法律法规的规定要求,结合本省实际,制定本办法。

第二条 本省行政区域内进入各级公共资源交易中心(综合招投标中心)(以下简称“中心”)交易项目在招投投标过程中产生的档案管理适合本办法。

第三条 本办法所称招投标档案是指进入各级中心的工程、货物及服务类项目在招投标过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同类型的文件材料。

第四条 各级档案行政管理部门、公共资源交易(招投标)综合监管部门负责本级和下级中心招投标档案管理工作的监督检查和业务指导;各级中心负责进场交易项目招投标档案的具体管理工作。

 

第二章  档案的收集

   

第五条 各级中心应设有专职(或兼职)的招投标档案管理人员,具体负责招投标档案的集中管理和利用工作,并保持人员相对稳定。档案管理人员应当忠于职守,遵守档案保密纪律。

第六条 招标人(招标代理机构)或经办人负责招投标档案原始记录的收集、整理和移交工作。中心档案管理人员收到移交的招投标档案材料后,应及时登记,并做好档案材料的立卷、归档,同时按国家规定向同级国家综合档案馆移交。

第七条 招投标档案应当齐全、规范、真实地反映招标投标活动的全部内容。档案应尽可能使用原件或正本,若无原件或正本材料的,可采用复印件或副本归档,但要注明原件存放地点。

第八条 档案的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能接受和使用热敏纸、铅笔、复写纸等不能长期保存的载体和书写材料。档案文字材料一般应采用A4幅面。音像电子材料的品质应符合国家有关规定要求。

第九条 招投标档案材料,一般应在中标通知书发出后15日内移交归档。

第十条 招投标档案内容包括备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同文件材料及其电子、音像材料。具体归档范围见附件。

 

第三章  档案的整理

 

第十一条 招投标档案归入专业档案,分年度整理。一个项目原则上组一个案卷。卷内文件材料按备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同顺序排列。

第十二条 招投标档案应装入牛皮纸制作的档案盒内,盒面标明项目名称、招标编号、归档时间。盒内应编制卷内目录,其栏目有:件号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、备注。盒后应有备考表,其格式参照科技档案案卷格式。

第十三条 招投标档案应编制档号,档案结构如:31-Zz2013002-1,其中31为全宗号,Zz为分类与目录号,其中,Z表示专业档案,z表示招投标档案,2013表示2013年形成的招投标档案,002表示第2个项目,1表示该项目第1卷。

第十四条 招投标档案应编案卷目录,其栏目有:案卷号、责任者、案卷题名、起止日期、备注。

第十四条 招投标电子、音像档案材料分年度、按项目分别建档,并编制保管单位目录。

第十五条 各级中心在建立纸质档案的同时,应逐步建立完备的电子档案,实现用计算机对档案的储存和管理。

第十六条 招投标电子文件的归档整理按《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)等规定执行。

 

第四章档案的保管

 

第十七条 各级中心应设置专门的招投标档案室,档案室应具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应当及时采取修补、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。

第十八条 招投标档案应按照时间顺序排列,同一项目档案不得分开排列。

第十九条 招投标档案保存期限一般不少于10年。其中未中标人投标文件保存期限不少于1年,开评标现场录音、录像材料保存期限不少于6个月。对保存期限10年以上的招投标档案,中心在保存一段时间(不少于3年)后,可以直接移交由同级综合档案馆保管。

第二十条 档案管理人员每半年对档案归档情况进行一次全面检查,并做好检查记录,及时发现和纠正存在的问题。

第二十一条 对超过保管期的档案,档案管理人员必须登记造册,并经主管负责人批准后,依据《中华人民共和国档案法》的有关规定程序监督销毁。

 

第五章档案的利用

 

第二十二条 因工作需要查阅招投标档案,应办理查阅手续,填写《档案查阅申请表》,经有关负责领导批准后方可查阅。阅读档案应在指定位置和管理人员在场的情况下进行,招投标档案原则上不得外借。查阅档案时不得私自复制、调换、涂改、损毁、划线等,否则按《中华人民共和国档案法》的有关规定予以处罚。

 

第六章附 则

 

第二十三条 各级中心应结合实际,积极探索政府采购、产权交易、土地招拍挂、矿产拍卖等交易项目档案管理办法。

第二十四条 本办法由省公共资源交易监督管理局负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起实行。

 

附件:《招投标文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》

 

 

 

湖北省公共资源交易监督管理局        2014年3月12日印发

 

 

 附件:

招投标文件材料分类方案、归档范围,档案保管期限表

 

分类方案

归档范围

保管

期限

门类

种类

招投标专业文件材料

备案登记材料

1.项目批文或项目核准书或备案书

30

2.建设用地批准手续、建设规划许可手续、施工图审查批准文件(工程项目)

永久

3.招标委托协议

30

4.邀请招标批复文件(邀请招标项目)

30

5.招标方案

10

6.法人代表授权书

30

7.被授权人身份证复印件

10

8.招标备案登记表等

10

资格预审材料

1.资格预审公告

30

2.资格预审文件

10

3.资格预审报告

30

4.资格预审合格通知书等

30

开评标材料

1.招标公告

10

2.招标文件(含答疑文件、补充文件等)

30

3.工程量清单

30

4.拦标价公示文件

10

5.投标保证金到帐情况

10

招投标专业文件材料

开评标材料

6.开标会签到表

10

7.投标文件送达登记及密封情况检查表

10

8.评委签到表

30

9.询标记录

10

10.评委评分表

10

11.评标报告

30

12.招标人对评标结果的确认书等

30

中标候选人公示及合同材料

1.中标候选人公示文件

10

2.中标通知书

永久

3.进场交易证明书

10

4.投标文件副本

10

5.合同副本等

永久

其他

其它需要作为档案保存的材料等

10

说明:归档范围中所列出的招标方案、工程量清单、拦标价公示文件、询标记录等要视招投标实际情况,若有此类文件材料即纳入。